Bestanden versturen voor gemeenten

Als gemeente stuurt u regelmatig bestanden met gevoelige informatie en (bijzondere) persoonsgegevens. Conform de AVG dient u zorg te dragen voor een veilige overdracht van deze bestanden. Met SecuDoc verstuurt u snel, veilig én drempelvrij documenten naar andere organisaties en particulieren.

  • Eenvoudig te implementeren binnen uw gemeente
  • Compliant met GIBIT-inkoopprocedure
  • AVG/GDPR-proof, uitsluitend gehost in een Nederlands datacenter
  • Koppeling met Decos JOIN software mogelijk
  • Voor zowel verzenden als ontvangen van bestanden
  • Vast bedrag per maand, per maand opzegbaar (afname min. 3 maanden)
Waarom SecuDoc noodzakelijk is

Waarom SecuDoc noodzakelijk is

Gemeenten sturen vaak, intern en extern, belangrijke en privacygevoelige gegevens. Denk bijvoorbeeld aan financiële en interne gegevens, zoals jaarrekeningen,  budgetoverzichten, fiscale aangiften, adviesrapportages, subsidieaanvragen, exploitatievergunningen, bouwdossiers, vergaderverslagen en re-integratiedossiers. Maar ook aan documenten die (bijzondere) persoonsgegevens bevatten zoals medische informatie, cliëntdossiers en behandel- en ondersteuningsplannen van patiënten met problematische verslavingen of GGZ patiënten die ondersteuning van de gemeente nodig hebben.

Vaak worden deze gegevens via e-mail verstuurd en dit is helaas niet veilig. Met SecuDoc kunt u als gemeente informatie en (grote) bestanden veilig versturen en zo ook op dit vlak voldoen aan de AVG-wetgeving. Ook geeft u als gemeente zo een signaal af aan uw stakeholders dat het belangrijk is om bestanden met gevoelige informatie op een veilige manier te versturen. Voordelen van SecuDoc ten opzichte van e-mail:

  • Veiliger dan e-mail en mogelijkheid voor secundaire authenticatie
  • Mogelijkheid tot intrekken van (onjuist) verstuurde overdrachten, bijv. bij verkeerde ontvanger of verkeerde bestanden
  • Volledig audit trail ten behoeve van compliancy (bij controle en audits)
  • AVG/GDRP-proof, e-mail is dit niet als documenten met persoonsgegevens in de Inbox/Sent worden opgeslagen zonder verlooptermijn
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Sinds mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht gegaan voor de gehele Europese Unie. Deze wetgeving wordt ook wel de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, en geeft versterking aan de privacyrechten van individuen. Tegelijkertijd zorgt dit ervoor dat er meer verantwoordelijkheden liggen bij organisaties. Één van die verantwoordelijkheden is digitale beveiliging. Er dienen gepaste maatregelen genomen te worden met het oog op de bescherming van persoonsgegevens. 

Recent (juni 2019) heeft de gemeente Deventer een schadevergoeding van €500,- moeten betalen voor het overtreden van de AVG. Ambtenaren hadden gegevens van de persoon uitgewisseld met andere gemeenten, waaronder de naam, geslacht, en woonplaats van betrokkene. Het is voor het eerst in Nederland dat een dergelijke schadevergoeding wordt afgedwongen.

Het gebruik van SecuDoc is voor gemeenten een goede oplossing om bestanden conform de AVG te versturen.

Grote bestanden mailen in eigen huisstijl

Grote bestanden mailen in eigen huisstijl

Met de technologie van SecuDoc kunt u eenvoudig en snel grote bestanden veilig mailen. De functionaliteit is te vergelijken met WeTransfer of Dropbox, alleen is onze oplossing veiliger en gebruiksvriendelijker. U verstuurt bestanden tot 1 TB vanuit uw gemeentelijke instelling naar uw relaties. Hiervoor krijgt u een eigen online omgeving die u kunt aanpassen in uw eigen huisstijl en logo. U kunt dan verzendprofielen toevoegen om zo het uiterlijk van het portaal en het briefpapier van de e-mails in de huisstijl van uw gemeente (en onderliggende afdelingen) in te stellen. Op deze manier ontvangt de klant uw e-mail op een professionele en vertrouwde wijze.
Daarnaast kunt u met meerdere personen tegelijk in SecuDoc werken, waardoor iedereen binnen uw organisatie veilig kan mailen.

Veiligheid

Veiligheid

SecuDoc maakt gebruik van de beste technologie op het gebied van online veiligheid. Om de veiligheid van uw data en gegevens extra te beschermen werken we uitsluitend via Nederlandse servers. Door het gebruik van SecuDoc weet u of, wanneer en hoe documenten worden gedownload. Daarnaast heeft u de geavanceerde mogelijkheid voor een handtekening bij ontvangst en het intrekken van de overdracht. Met SecuDoc Business of SecuDoc XL kunt u één of meerdere beheerders hebben voor uw omgeving. Zo kunt u zelf kiezen welke gebruikers een SecuDoc-account krijgen en welke accounts verwijderd moeten worden, en behoudt u zelf de controle.

SaaS (Software-as-a-Service) - geen extra software nodig

SaaS (Software-as-a-Service) - geen extra software nodig

SecuDoc is een Software-as-a-Service (SAAS), dit betekent dat het makkelijk te implementeren is binnen de IT-omgeving van uw gemeente. Om SecuDoc te kunnen gebruiken bezoekt u secudoc.nl met uw browser en logt u in op uw account. Vanuit hier kunt u makkelijk uw grote bestanden versturen. De ontvanger heeft geen SecuDoc-account nodig om uw bestanden te kunnen ontvangen. Daarnaast kunt u SecuDoc ook aan de domeinnaam van uw gemeente koppelen, bijv. secudoc.uwgemeente.nl.

Doordat SecuDoc een SaaS is voeren we doorlopend updates door zodat u altijd met de nieuwste versie werkt en zo veilig bestanden kunt versturen. Daarnaast werken we aan nieuwe functionaliteiten zodat het in de toekomst voor u nog makkelijker wordt om grote bestanden via SecuDoc te versturen.

Doorontwikkeling SecuDoc

Doorontwikkeling SecuDoc

Wij zijn druk achter de schermen bezig om nieuwe functionaliteiten te bedenken voor SecuDoc en deze z.s.m. live te zetten voor u. Zijn er bepaalde functionaliteiten of koppelingen die u als gemeente wenst te hebben? Of heeft u andere wensen? Laat het ons weten via support@secudoc.nl of bel naar 024 - 301 02 01. Wij schakelen snel met uw gemeente om te kijken in hoeverre we deze functies kunnen ontwikkelen zodat u uw grote bestanden veilig en snel kunt versturen.

Gebruikersondersteuning

Gebruikersondersteuning

Heeft u nog vragen over het gebruik van SecuDoc of loopt u ergens tegenaan? Onze vriendelijke klantenservice staat tijdens kantooruren altijd voor u klaar, zodat uw belangrijke bestanden optijd verstuurd kunnen worden.