Direct aan de slag?
 
Gemeenten

Bestanden versturen voor gemeenten

  • Eenvoudig te implementeren binnen jullie gemeente

  • Compliant met GIBIT-inkoopprocedure

  • AVG/GDPR-proof, uitsluitend gehost in een Nederlands datacenter

  • Koppeling met Decos JOIN software mogelijk

  • Voor zowel verzenden als ontvangen van bestanden

  • Vast bedrag per maand, per maand opzegbaar (afname min. 3 maanden)

Als gemeente verzenden jullie regelmatig bestanden met gevoelige informatie en (bijzondere) persoonsgegevens. Conform de AVG dienen jullie zorg te dragen voor een veilige overdracht van deze bestanden. Met SecuDoc verstuur je snel, veilig én drempelvrij documenten naar andere organisaties en particulieren.

 
Bestanden versturen voor gemeenten
 
 

Waarom SecuDoc noodzakelijk is

Gemeenten sturen vaak, intern en extern, belangrijke en privacygevoelige gegevens. Denk bijvoorbeeld aan financiële en interne gegevens, zoals jaarrekeningen,  budgetoverzichten, fiscale aangiften, adviesrapportages, subsidieaanvragen, exploitatievergunningen, bouwdossiers, vergaderverslagen en re-integratiedossiers. Maar ook aan documenten die (bijzondere) persoonsgegevens bevatten zoals medische informatie, cliëntdossiers en behandel- en ondersteuningsplannen van patiënten met problematische verslavingen of GGZ patiënten die ondersteuning van de gemeente nodig hebben.

Vaak worden deze gegevens via e-mail verstuurd en dit is helaas niet veilig. Met SecuDoc kunnen jullie als gemeente informatie en (grote) bestanden veilig versturen en zo ook op dit vlak voldoen aan de AVG-wetgeving. Ook geven jullie als gemeente zo een signaal af aan jullie stakeholders dat het belangrijk is om bestanden met gevoelige informatie op een veilige manier te versturen. Voordelen van SecuDoc ten opzichte van e-mail:

 
  • Veiliger dan e-mail en mogelijkheid voor secundaire authenticatie

  • Mogelijkheid tot intrekken van (onjuist) verstuurde overdrachten, bijv. bij verkeerde ontvanger of verkeerde bestanden

  • Volledig audit trail ten behoeve van compliancy (bij controle en audits)

  • AVG/GDRP-proof, e-mail is dit niet als documenten met persoonsgegevens in de Inbox/Sent worden opgeslagen zonder verlooptermijn

 
 

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Sinds mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht gegaan voor de gehele Europese Unie. Deze wetgeving wordt ook wel de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, en geeft versterking aan de privacyrechten van individuen. Tegelijkertijd zorgt dit ervoor dat er meer verantwoordelijkheden liggen bij organisaties. Één van die verantwoordelijkheden is digitale beveiliging. Er dienen gepaste maatregelen genomen te worden met het oog op de bescherming van persoonsgegevens. 

Recent (juni 2019) heeft de gemeente Deventer een schadevergoeding van €500,- moeten betalen voor het overtreden van de AVG. Ambtenaren hadden gegevens van de persoon uitgewisseld met andere gemeenten, waaronder de naam, geslacht, en woonplaats van betrokkene. Het is voor het eerst in Nederland dat een dergelijke schadevergoeding wordt afgedwongen.

Het gebruik van SecuDoc is voor gemeenten een goede oplossing om bestanden conform de AVG te versturen.

 
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
 
 

Grote bestanden mailen in eigen huisstijl

Met de technologie van SecuDoc kun je eenvoudig en snel grote bestanden veilig mailen. De functionaliteit is te vergelijken met WeTransfer of Dropbox, alleen is onze oplossing veiliger en gebruiksvriendelijker. Je verstuurt bestanden tot 50 GB vanuit jullie gemeentelijke instelling naar jullie relaties. Hiervoor krijgen jullie een eigen online omgeving die je kunt aanpassen in jullie eigen huisstijl en logo. Jullie kunnen dan verzendprofielen toevoegen om zo het uiterlijk van het portaal en het briefpapier van de e-mails in de huisstijl van jullie gemeente (en onderliggende afdelingen) in te stellen. Op deze manier ontvangt de klant jul e-mail op een professionele en vertrouwde wijze. Daarnaast kun je met meerdere personen tegelijk in SecuDoc werken, waardoor iedereen binnen jullie organisatie veilig kan mailen.

 
Grote bestanden mailen in eigen huisstijl
 
 

Veiligheid

SecuDoc maakt gebruik van de beste technologie op het gebied van online veiligheid. Om de veiligheid van jullie data en gegevens extra te beschermen werken we uitsluitend via Nederlandse servers. Door het gebruik van SecuDoc weet je of, wanneer en hoe documenten worden gedownload. Daarnaast heb je de geavanceerde mogelijkheid voor een handtekening bij ontvangst en het intrekken van de overdracht. Met SecuDoc kunnen jullie één of meerdere beheerders hebben voor jullie omgeving. Zo kunnen jullie zelf kiezen welke gebruikers een SecuDoc-account krijgen en welke accounts verwijderd moeten worden, en behouden jullie zelf de controle.

 
Veiligheid
 
 

SaaS (Software-as-a-Service) - geen extra software nodig

SecuDoc is een Software-as-a-Service (SAAS), dit betekent dat het makkelijk te implementeren is binnen de IT-omgeving van jullie gemeente. Om SecuDoc te kunnen gebruiken bezoek je secudoc.nl met je browser en log je in op jouw account. Vanuit hier kun je makkelijk grote bestanden versturen. De ontvanger heeft geen SecuDoc-account nodig om bestanden te kunnen ontvangen. Daarnaast kunnen jullie SecuDoc ook aan de domeinnaam van jullie gemeente koppelen, bijv. secudoc.julliegemeente.nl.

Doordat SecuDoc een SaaS is voeren we doorlopend updates door zodat jullie altijd met de nieuwste versie werkt en zo veilig bestanden kunt versturen. Daarnaast werken we aan nieuwe functionaliteiten zodat het in de toekomst voor je nog makkelijker wordt om grote bestanden via SecuDoc te versturen.

 
SaaS (Software-as-a-Service) - geen extra software nodig
 
 

Doorontwikkeling SecuDoc

Wij zijn druk achter de schermen bezig om nieuwe functionaliteiten te bedenken voor SecuDoc en deze z.s.m. live te zetten voor u. Zijn er bepaalde functionaliteiten of koppelingen die jullie als gemeente wenst te hebben? Of heb je andere wensen? Laat het ons weten via sales@secudoc.nl of bel naar 024 - 301 02 01. Wij schakelen snel met jullie gemeente om te kijken in hoeverre we deze functies kunnen ontwikkelen zodat jullie grote bestanden veilig en snel kunt versturen.

 
Doorontwikkeling SecuDoc
 
 

De beste oplossing voor bestanden versturen

Begin vandaag nog met het snel, veilig en betrouwbaar versturen van je bestanden naar jouw relaties.

 
De beste oplossing voor bestanden versturen
 

Neem contact met ons op

Wij helpen je graag met alle vragen die je hebt over SecuDoc. Je kan ons via onderstaande mogelijkheden bereiken.

  • Bel ons: 024 - 301 02 01

    op werkdagen 9:00 - 17:00

  • Stuur ons een e-mail
  • Volg ons op Social Media