Privacy by Design

Privacy- en Cookieverklaring SecuDoc

De website www.secudoc.nl en de bijbehorende webapplicatie app.secudoc.nl (hierna: app) zijn eigendom van de besloten vennootschap PowerAssist B.V., gevestigd te Arnhem, 6811 KN aan Nieuwe Plein 3, hierna verder te noemen onder haar handelsnaam: SecuDoc.

Versie 16-6-2018

Privacy en Security zijn de twee belangrijkste aandachtspunten geweest bij de ontwikkeling van de SecuDoc website en app. SecuDoc geeft u namelijk de mogelijkheid om ‘Privacy by Design’ in de praktijk te brengen door invulling te geven aan uw goede voornemens in uw privacybeleid. Wij bieden u de mogelijkheid om veilig en AVG-compliant uw bestanden te versturen, omdat wij hoge eisen gesteld hebben aan gegevensbescherming.

SecuDoc hecht veel waarde aan een verantwoorde omgang met uw persoonsgegevens, omdat Privacy onderdeel is van de belofte van ons product. Wij verwerken uw persoonsgegevens dan ook zorgvuldig en met inachtneming van de bepalingen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming daaromtrent stelt. In deze Privacy- en Cookieverklaring informeert SecuDoc u over de manier waarop SecuDoc uw persoonsgegevens verwerkt en hoe u deze kunt wijzigen of daartegen in verzet kunt. Deze Privacy- en Cookieverklaring heeft alleen betrekking op de diensten die door SecuDoc worden aangeboden op www.secudoc.nl en app.secudoc.nl. Als u vragen heeft, of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact met ons op via info@secudoc.nl.

1. Verzamelen van Persoonsgegevens

SecuDoc verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens. Wij gebruiken daarbij van u ontvangen gegevens, maar ook door onszelf verzamelde gegevens. Bijvoorbeeld gegevens over uw bezoek aan onze website en app.

Uw account

Bij het aanmaken en het gebruik van een (proef)account op de website worden de persoonsgegevens verwerkt die u zelf aan ons verstrekt of waar u ons toegang toe hebt gegeven. In uw account in de app slaat SecuDoc onder andere de volgende informatie op:

  1. Uw IP-adres;
  2. Uw e-mailadres, volledige naam, afgeleide van uw wachtwoord*;
  3. Volledige naam en e-mailadressen van ontvangers;
  4. Uw persoonlijke bericht per overdracht voor de ontvangers;
  5. IP-adres van de ontvangers;
  6. Bestandsnaam, grootte en type;
  7. Indien van toepassing: digitale handtekening per overdracht van de ontvangers;
  8. Land- en taalinstellingen;
  9. Browsertype en versie;
  10. Adressen die zijn toegevoegd aan uw adresboek;
  11. Besturingssysteem;
  12. Facturatiegegevens, waaronder uw Kvk-nummer, bedrijfsnaam en factuuradres;
  13. Voorkeursmethode voor betalen. Wij gebruiken betaalgegevens alleen voor het versturen van facturen.

* Wachtwoorden worden slechts gehasht en gesalt opgeslagen, waardoor ze niet meer te herleiden zijn naar het originele wachtwoord

Contactformulier
Als u het contactformulier op www.secudoc.nl invult, of wanneer u ons een e-mail stuurt, dan worden de persoonsgegevens verzameld die u vrijwillig aan ons verstrekt. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om de volgende (persoons)gegevens:

  1. Bedrijfsnaam;
  2. Uw naam;
  3. Uw e-mailadres;
  4. Telefoonnummer.

Registratieformulier
Op het registratieformulier voor een (proef-)account gebruiken wij Hotjar, een systeem dat ons helpt om de behoeften van onze bezoekers beter te begrijpen en daarmee uw gebruikerservaring te verbeteren. De gegevens (inclusief formulierinvoer) worden strikt geanonimiseerd opgeslagen in een gebruikersprofiel, waarbij de bezoeker niet herleidbaar is. Het gaat hier om de volgende gegevens die (in geanonimiseerde gebruikersprofielen) tijdelijk worden opgeslagen:

  1. (Klik)gedrag en muisbewegingen op registratieformulier
  2. Technische specificaties (schermresolutie, besturingssysteem, browserversie taalinstellingen) van het apparaat waarmee de website wordt bezocht
  3. Geografische locatie (alleen land) van bezoeker

2. Doel van de verwerkingsactiviteit

SecuDoc verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, zoals:

  1. Uitvoering van diensten en/of website;
  2. Het bieden van technische ondersteuning wanneer u contact met ons opneemt;
  3. Opvolgen van misbruikrapporten en fraudeonderzoeken;
  4. Voor zover nodig: ter verdediging in gerechtelijke procedures met betrekking tot of als gevolg van uw gebruik van SecuDoc, na een gerechtelijk bevel, naleving van wet- of regelgeving of overheidsverzoek, samenwerken met wetshandhaving, meewerken aan fraudeonderzoeken van derde partijen die de nationale veiligheid, defensie, openbare veiligheid of volksgezondheid beschermen en onze Algemene Voorwaarden naleven;
  5. Evaluatie van het gebruik van onze website en service en voor statistische doeleinden. We gebruiken de gegevens wanneer we uw gegevens niet rechtstreeks naar u kunnen traceren (pseudonimisatie);
  6. Aanmaken en handhaven van uw persoonlijke account, het vergemakkelijken van de betaling van uw abonnementsprijs en u informeren over nieuwe functies en updates;
  7. Faciliteren van uw adresboek;
  8. Wanneer u dit hebt aangegeven: zodat u zich kunt bezighouden met acties, promoties of evenementen die wij aanbieden.

3. Juridische basis voor verwerking

Elke verwerkingsactiviteit heeft een geldige wettelijke basis, die hieronder wordt beschreven.

1. en 2. De eerste twee verwerkingsactiviteiten zijn nodig voor de uitvoering van de overeenkomst, in dit geval de service die we aanbieden via SecuDoc.

3. en 4. Deze verwerkingsactiviteiten moeten voldoen aan onze wettelijke verplichting. In het geval van een overtreding of wanneer we onze Algemene Voorwaarden moeten handhaven, moeten we bijvoorbeeld in staat zijn om (een deel van) uw persoonsgegevens te doorzoeken of te delen.

5. Analyse van gebruikersgedrag is gebaseerd op legitiem belang. Dit betekent dat we deze activiteit nodig hebben om ons bedrijf te beschermen en te laten groeien. Zonder in staat te zijn om naar gebruikersgedrag te kijken, zouden we waarschijnlijk niet genoeg leren over onze gebruikers en kunnen we u in de toekomst geen waardevolle en relevante service aanbieden.

6. en 7. De wettelijke basis voor het maken en onderhouden van uw persoonlijke account, het faciliteren van uw adresboek en het inschakelen van een betalingsoptie is dat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.

8. We zullen alleen contact met u opnemen als u eenmaal hebt ingestemd met die betrokkenheid. De wettelijke basis om u e-mails te sturen die buet service-gerelateerd zijn, is uw toestemming.

SecuDoc verkoopt of verspreidt uw persoonsgegevens niet aan derden en zal uw persoonsgegevens niet gebruiken voor andere doeleinden dan hierboven vermeld zonder uw voorafgaande toestemming. Wanneer SecuDoc uw gegevens gebruikt voor de evaluatie van het gebruik van onze website en service (app) en voor statistische doeleinden, gebruiken wij gepseudonimiseerde gegevens.

4. Doorgifte aan derden

Om u onze diensten aan te bieden werkt SecuDoc samen met een aantal partners waar we uw persoonsgegevens mee kunnen delen. Deze partners zijn in de volgende categorieën onder te verdelen:

  1. Hostingproviders;
  2. Betaalproviders;
  3. E-mailverwerkers;
  4. Analytische diensten;
  5. Advertentie partners.

Als u een volledig overzicht van onze partners wenst, neemt u dan contact op via info@secudoc.nl. Verder geeft SecuDoc uw gegevens niet aan derden door, tenzij:

  • Dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u;
  • De doorgifte geschiedt aan een door SecuDoc voor de in deze Privacy- en Cookieverklaring opgesomde doeleinden ingeschakelde derden, met welke derden SecuDoc een overeenkomst heeft gesloten waarin is bepaald hoe deze Samenwerkingspartner op een verantwoorde wijze omgaat met uw persoonsgegevens;
  • SecuDoc voor het delen van uw persoonsgegevens met bedrijven, organisaties of individuen buiten SecuDoc, uitdrukkelijk toestemming aan u heeft gevraagd en u deze toestemming geeft;
  • SecuDoc op grond van een wettelijke plicht gehouden is persoonsgegevens door te geven aan bevoegde instanties.

5. Beveiliging van gegevens

SecuDoc maakt gebruik van passende technische en organisatorische veiligheidsprocedures, onder meer om ervoor te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot uw gegevens en om het verlies, het onrechtmatig gebruik of de wijziging te voorkomen van de informatie die SecuDoc ontvangt. Een aantal van deze veiligheidsmaatregelen van SecuDoc zijn als volgt:

  • De website en app van SecuDoc maken uitsluitend gebruik van een versleutelde end-to-end verbinding met SSL-certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens en data niet in verkeerde handen vallen;
  • De e-mails voor bestandsoverdrachten die door SecuDoc worden verstuurd zijn automatisch ondertekend met een SSL-e-mailcertificaat;
  • Bestanden worden na uploaden versleuteld op de server opgeslagen, waarbij de code om te ontsleutelen per e-mail naar de ontvangers wordt verstuurd (verborgen in de link) en niet meer op de server aanwezig is;
  • SecuDoc wordt uitsluitend gehost in een Nederlands servercenter met ISO 9001, ISO 27001 en NEN 7510 certificering.

6. Inzage en wijzigen van uw gegevens

Als u vragen heeft of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen. U heeft de volgende rechten:

  • Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen;
  • Inzage krijgen in de precieze persoonsgegevens die we hebben;
  • Het laten corrigeren van fouten;
  • Het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens;
  • Intrekken van toestemming;
  • Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik.

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent en e-mail verstuurt vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is of u zich op andere wijze legitimeert, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

7. Cookies

Wij maken bij het aanbieden van elektronische diensten gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Wij gebruiken cookies om uw instellingen en voorkeuren te onthouden. U kunt deze cookies uitzetten via uw browser, zie bijvoorbeeld deze toelichting door de Consumentenbond voor uitleg.  

  • Wij gebruiken cookies ook om onze website te verbeteren; zogenaamde “Analytische’’ cookies. Informatie die verzameld wordt door het gebruik van ‘’Analytische’’ cookies is strikt anoniem en wij gebruiken deze gegevens om het totale aantal gebruikers van de website te berekenen en om te meten welke functionaliteiten van de website en de app het meest gebruik worden.
  • Op het registratieformulier voor een (proef-)account gebruiken wij Hotjar, een systeem dat ons helpt om de behoeften van onze bezoekers beter te begrijpen en daarmee uw gebruikerservaring te verbeteren. Gemeten wordt hoeveel tijd bezoekers doorbrengen op de registratiepagina en waar ze tegenaan lopen, en daarnaast specificaties van het apparaat waarmee de website wordt bezocht. De gegevens (inclusief formulierinvoer) worden strikt geanonimiseerd opgeslagen in een gebruikersprofiel, waarbij de bezoeker niet herleidbaar is.

8. Aansprakelijkheid

Op onze website kunnen links naar websites van derden staan. Als u besluit om websites te bezoeken of gebruiken via de links op onze websites, dan is dit op eigen risico. De websites van derden hebben hun eigen Privacy- en Cookieverklaring. Wij adviseren om deze Privacy- en Cookieverklaringen zorgvuldig door te lezen voor u aan of via hen persoonsgegevens verstrekt. SecuDoc is op geen enkele wijze aansprakelijk voor het gebruik van websites van derden.

9. Bewaartermijn

SecuDoc bewaart de persoonsgegevens in uw account zolang als noodzakelijk en tenminste voor de duur van de overeenkomst die u met ons heeft gesloten. Zes (6) maanden na het aflopen van uw overeenkomst worden uw persoonsgegevens geanonimiseerd en/of verwijderd, tenzij SecuDoc op grond van een wettelijke bepaling verplicht is persoonsgegevens langer te bewaren.

Als u het contactformulier op www.secudoc.nl invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens die u ons toestuurt bewaard zolang als naar aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.

10. Wijzigingen in deze Privacy- en Cookieverklaring

Wanneer onze website en/of app wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.

11. Klacht indienen

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens. Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl leest u hoe u een klacht moet indienen.

12. Contact

Indien u vragen heeft over deze Privacy- en Cookieverklaring of gebruik wilt maken van uw rechten (artikel 5 Inzage en wijzigen van uw gegevens), dan kunt u als volgt contact met ons opnemen:

  • Via e-mail op info@secudoc.nl;
  • Per telefoon op 024 - 301 02 01 (bereikbaar op werkdagen tussen 9:00 en 17:00)