Veilig én AVG-proof bestanden versturen
Na invoering van de privacywet in 2018 is dit het jaar waarin we op gloeiende kolen zitten. U heeft vast wel gehoord dat er tegenwoordig flinke boetes kunnen worden uitgedeeld als u niet aan deze regelgeving voldoet. U weet vast dat de AVG wetgeving inmiddels één van de meest besproken onderwerpen is, maar wat houdt de AVG-wetgeving nou precies in? Wat moet u doen om aan deze regelgeving te voldoen? Kan ik mijn bestanden versturen via e-mail, of is dit gevaarlijk? Zelfs mkb’ers en zzp’ers moeten deze belangrijke wetgeving naleven. Nog beter gezegd: de hele Europese Unie moet deze verantwoordlijkheden aanvaarden.
Door SecuDoc te gebruiken voor het veilig versturen en ontvangen van bestanden bent u in ieder geval AVG-proof bezig!
Wat verandert de AVG-wetgeving voor u?
Door de privacy maatregelen van de AVG (in Europa ook wel de GDPR genoemd) dwingt de overheid u als organisatie meer verantwoordelijkheid te nemen voor het verwerken van persoonsgegevens (bijv. veilig versturen of opslaan). Hoe lang u persoonsgegevens mag bewaren verschilt per organisatie. U bepaalt wel hoe lang u deze gegevens nodig hebt en in welk tijdsbestek u deze weer zult verwijderen, mits u dit transparant communiceert. Als u een bepaald bewaartermijn heeft zult u dit vast moeten leggen in een bewaarbeleid (onderdeel van het privacybeleid). Door de privacywet is het de bedoeling zo min mogelijk onnodige persoonsgegevens te verzamelen en op te slaan.
Wat zijn de voordelen van de AVG-wetgeving?
Nu bent u al druk en denkt u vast dat u nog meer werk zal moeten verrichten door de AVG. Hier zit ergens wel een kern van waarheid in maar het kan ook vele voordelen opleveren. U hoeft verwerkingen van persoonsgegevens namelijk niet meer te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer uw organisatie eenmaal aan deze regelgeving voldoet zal de administratieve last dus afnemen. U hoeft daarnaast minder gegevens op te vragen en u mag de gegevens hergebruiken bij een vergelijkbare situatie. Last but not least, als u aan de AVG-regelgeving voldoet, wekt het ook groot vertrouwen bij uw klanten. U bent eerlijk over uw privacybeleid, waarin staat dat u op een correcte manier met persoonsgegevens omgaat. Het verbetert het imago van uw bedrijf/organisatie aanzienlijk!
Bestanden versturen via e-mail, is dit gevaarlijk?
De e-mails en bijbehorende bijlagen die u verstuurt zijn vaak niet versleuteld waardoor uw bestanden niet veilig worden verzonden. Volgens de AVG mag u persoonsgegevens ook niet jaren lang in uw Verzonden-map van uw e-mailbox houden; iets wat standaard wel gebeurd bij e-mail. Daarnaast is het verzenden van bestanden via de mail ook gevaarlijk ontransparant, omdat uw bestand en de ontvangst hiervan niet traceerbaar is. SecuDoc beschikt over end-to-end tracking bij het veilig versturen van uw bestanden. Dit zorgt ervoor dat u precies kan zien of uw bestand verstuurd, geopend en gedownload is. Zo heeft u zich goed ingedekt als klantrelaties zich zogenaamd verontschuldigingen omdat ze de e-mail nog niet gelezen hebben. Ook kunt u onjuist verstuurde bestanden intrekken met de ingebouwde intrek-functie.
2500+ organisaties gingen u voor
Begin vandaag nog met het snel, veilig en betrouwbaar versturen van berichten, bestanden en ondertekeningen naar uw relaties.
Neem contact met ons op
Wij helpen u graag met alle vragen die u heeft over SecuDoc. U kunt ons via onderstaande mogelijkheden bereiken.